Quando o processo não cabe na ferramenta.

Criar um sistema próprio é uma decisão de negócio. O primeiro passo é entender onde a ferramenta atual ajuda e onde exige trabalho extra.

Observe as adaptações.

Planilhas paralelas, campos usados para outra finalidade e informações digitadas duas vezes são bons pontos de investigação. Cada adaptação revela algo sobre a distância entre o processo e o sistema.

Compare caminhos possíveis.

Configurar melhor o que já existe, conectar ferramentas ou construir uma aplicação são alternativas que podem se complementar. A escolha deve considerar uso, manutenção, acesso aos dados e capacidade de evolução.

O projeto começa no trabalho das pessoas, antes de chegar às telas.

Desenhe o essencial primeiro.

Um recorte bem definido ajuda a validar o fluxo com a equipe. Depois, novas funções podem ser priorizadas a partir de dificuldades observadas no uso.